หน้าที่หลักของ MIS คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายใน และภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสม และจัดพิมพ์เป็นรายงานส่งต่อให้ผู้ใช้ เพื่อช่วยให้การตัดสินใจและบริหารงานของเขาให้มีประสิทธิภาพ
1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System) หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ
2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management Reporting System) หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Supporting System) หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหารหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร
4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System) หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพโดย OIS ความต้องการใช้งานสารสนเทศที่หลากหลายในองค์การทำให้ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละประเภทจะมีวัตถุประสงค์ ส่วนประกอบ และการใช้งานที่แตกต่างกัน นอกจากนี้แต่ละระบบยังทวีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจมากขึ้นเรื่อยๆระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ ผู้จัดการเป็นบุคคลสำคัญของแต่ละหน่วยงาน เนื่องจากผู้จัดการจะมีหน้าที่ในการวางแผนจัดระบบงาน และควบคุมให้งานบรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยผู้จัดการต้องตัดสินใจในปัญหา หรือทางเลือกในการดำเนินงานของหน่วยงาน แต่ผู้จัดการส่วนใหญ่จะมีเวลาจำกัดในการตัดสินใจ ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการหรือ MRS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูล สำหรับจัดทำเป็นรายงานเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อช่วยให้เขาสามารถตัดสินใจในปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ
ประเภทของรายงาน รายงาน (Report) เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยรวบรวมข้อมูลสำคัญในแต่ละเรื่อง เพื่อใช้ประกอบการปฏิบัติงานของผู้ใช้หรือการตัดสินใจของผู้บริหาร ปกติผู้จัดการต้องการรายงานในเรื่องต่าง ๆ เช่น ยอดขาย สินค้ารับคืน หรือต้นทุนการดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อใช้ประกอบการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งรายงานที่ผลิตโดย MRS ออกได้เป็น 4 ประเภท รายงานเป็นรูปแบบสำคัญในการจดบันทึก ส่งผ่าน และอ้างอิงข้อมูลภายในขององค์การ ในอดีตการจัดทำรายงานจะใช้ระยะเวลาและแรงงานมาก แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การจัดทำรายงานมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้เวลาและข้อมูลให้เกิดประโยชน์ ในการทำงานอย่างเต็มที่
คุณสมบัติของสารสนเทศในระบบจัดทำรายงาน ผู้จัดการส่วนมากจะมีงานที่หลากหลาย แต่มักจะมีเวลาที่จำกัดในการแก้ปัญหา จึงมีความต้องการสารสนเทศที่ชัดเจน เข้าใจง่าย และสะดวกต่อการใช้งาน ดังนั้นรายงานที่ออกโดยระบบจัดทำรายงานสำควรจะบรรจุไปด้วยสารสนเทศที่มีคุณภาพ และเป็นที่ต้องการของผู้จัดการหรือผู้ใช้ ซึ่งสารสนเทศที่มีคุณภาพควรจะประกอบไปด้วยคุณสมบัติ ต่อไปนี้
1. ตรงประเด็น (Relevance) ประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่
2. ความถูกต้อง (Accuracy)
3. ถูกเวลา (Timeliness)
4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability)
ประเภทของงานสำนักงาน
1. การตัดสินใจ (Decision Making)
2. การจัดการเอกสาร (Document Handling)
3. การเก็บรักษา (Storage)
4. การจัดเตรียมข้อมูล (Data Manipulation)
5. การติดต่อสื่อสาร (Communication)
แหล่งข้อมูล
http://learnmis.net/index.php?option=com_content&view=article&catid=1%3A2011-03-06-16-39-54&id=3%3A-3-&Itemid=3
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น